Süreçler

Harvard Business School Online Yıkıcı Strateji yazılarımıza süreç ile devam ediyoruz.

Süreçler, kaynakların birlikte nasıl çalıştığını tanımlar.

Sonuçları elde etmek için, organizasyonda birçok süreç vardır.

Bazen ne olduğunu bilirsiniz. Bazen de arka planda kültürün bir parçası olur.

Üretim, süreçlerle doludur. Girdilerinizin, daha yüksek katma değerli çıktılara nasıl dönüştüreceğinizi belirlerler.

En önemli süreçleriniz iş veya idari kısımlarda oluşur.

Şirketin, bütçelerin belirlendiği bir süreç vardır. İşletme yöneticileri, süreçler içerisinde, rakamları zamanında ve bütçeye uygun olarak teslim etmesinden sorumlu tutulur.

Bir diğer süreçte insan kaynaklarıdır. İnsanları nasıl eğittiğiniz, yeni yetenekleri nasıl sisteminize kazandırdığınız, mevcut yetenekleri nasıl elde tuttuğunuzda, organizasyonunuzu geleceğe nasıl hazırlandığının göstergesidir.

Bazen kaynak olarak şirketlerin markaları vardır. Sorularınızdan biri de daha iyi markalar yaratmak için şirketinizde süreçleriniz var mıdır?

Şirketteki süreçlerin bazıları çok görünürdür. Onları çizebilirsiniz. Bazıları ise görülmezdir. İnanların birbirleriyle etkileşim, birbiriyle koordine etme ve karar verme şekillerine gömülüdür.

Alınan bir kararın girdileri nelerdir. Bunların hepsi süreçtir.

Şirketin neler yapabileceğini ve yapamayacağını gerçekten anlamak için, çok karmaşık süreçleri anlamanız gerekir.

Startup firmalarda bu süreçler insanların etkileşim yöntemlerindeyken, kurumsal firmalarda süreçler kağıt üzerindedir. Süreçler çalışmıyor ise, nerede olduğunda bir anlamı yoktur. Mümkünse onları, formal ve informal olarak çalıştırmaya bakın. Bu motivasyonu arttırmakta olabilir, her şeyi prosedür haline dönüştürmekte olabilir.

Ancak unutmayın, Jeff Bezos Amazon firmasını ilk günde bırakmak gibi bir felsefesi vardır.

Çok kurumsal firmalarda yenilikçiliği unutmak zorunda kalabilirsiniz. Çok startupları da siz yönetemeyebilirsiniz. O yüzden onları yönetmek için, risk sermayesi ve hisse opsiyonları kullanılıyor.

Bu hikayeyi anlatırken, aklıma gelen diğer bir hikayeyi de anlatmadan geçemeyeceğim.

Orta çağda derebeylerden kaçan zanaatkarlar kasabalara yerleşiyorlar ve bir süre sonra bu kaçış hızlanıyor ve derebeyler yıkılıyor. Ancak sanayi devrimi olduğunda, o zanaatkarlara makineleri sermaye sahibi eski derebeyler makinelerini veriyor. Sonra fabrikatör ve işçi oluyorlar. Sanayi devriminden de şimdi yüksek teknoloji üretenler yeni kasabaları teknokentlere kaçıyor ve girişimlerini kuruyor. Ancak yeni çağın derebeyleri, Amazon Web Servis, Google Cloud, Microsoft Azure onlara makinelerini vererek, risk sermayesi ile onları destekleyerek, yeniden kontrol altına almaya çalışıyorlar. Bu döngü binlerce yıl daha sürecek gözüküyor.

Tekrar süreçlere geri dönecek olursak, süreçler, şirketlerin girdileri ürün ve hizmetlere dönüştürdüğü etkileşim, koordinasyon, iletişim ve kaara verme kalıplarıdır. Süreçler esnek değildir ve değiştirmek anlamına gelmez.

Bu durum hep bir katılık yaratır. Değişmek isteyen firmalar için süreçler engel iken, büyümek isteyen firmalar içimde süreçler olmazsa olmazdır.

İşte süreç ve değişim, tehdit ve fırsat gibi bir arada bulunur. Bunu en iyi şekilde karıştırmak liderlerin görevidir.

Süreci fazla kaçırırsan, katılaşır ve değişemezsin. Süreci az yaparsan, gaz halinde dolaşma şansı artar. Bazen sıvılaştırılmış gaz hali size yeni fırsatları gösterir. Sıvılaştırılmış gaz, hem potansiyeli hem de taşınabilirliği ifade eder.

Süreçler, Ürün geliştirme, tedarik, pazar araştırması, bütçeleme ve istihdam geliştirme alanlarında olabilir.

Süreç gördüğünüzde, bu sürecin nereden çıktığını hiç merak ettiniz mi? Hemen hemen her zaman süreçler bir sırayla oluşur. Önce bir görev ortaya çıkar. İnsanlar bu görevi ele alıp, hallederler. Daha sonra takımlar bunu nasıl yaptıklarına bakar, uzaktan bakıp, nasıl yaptıklarını planlarlar ve süreçleri oluştururlar. Daha sonra bu görevi tamamlamaya çalışırlarsa ve başarısız olurlarsa, oturmaya oldukça meyilliydiler

Buradaki güzel örneklerimden birisi de, askerlik yaparken, bir duvar başında bir askeri görmem oldu. Bu duvarın başında neden askerin nöbet tuttuğunu anlamadım. Sonra bir miktar sorguladığımda, duvar bir dönem, boyanmış ve boyanan yere dokunmasınlar diye asker konulmuş. Duvar korumuş olsa da, süreç orada nöbet tutulması üzerine tanımlandığı için, burada yıllardır nöbetçi tutulmuş. İşte bazen süreçleriniz eskimiş ve hala siz onu o şekilde yapmaya devam ediyor olabilirsiniz.

Bir diğer örnekte tesis planlama dersleri esnasındaki öğrendiğim bir örnektir. Birgün bir otoyolda kazalar artmaya başlamış. Sonrasında oraya inceleme ekipleri göndermişler. Yolun eğimli ve virajlı olduğunu görmüşler. Detay araştırdıklarında, daha öncesinde bu yolun asfalt yol olduğunu, daha öncesinde şose yol olduğu, buranın da şoşe yol olduğu dönemde eşşekler tarafından keyfedildiği, onun öncesinde de keçilerin bu yolu açtığı sonucuna ulaşırsınız. İşte mühendislik ve eleştiriyel düşünce de burada başlar. Bazen keçinin aklı ile o otobanı yapmış olabiliriz. Süreçler ne kadar yararlı ise, sorgulanmadığında, eleştiriyel bakılmadığında da bir o kadar tehlikelidir.

Bu tartışma şimdilerde, startuplar ve kurumsal firmalar arasında yaşanıyor. Kurumsal firmalar süreçlerini katı haline dönüştürürken, sadece kalıcı stratejiler ile yönetilebilir hale dönüşüyorlar. Ancak Dünya’nın bu kadar hızlı aktığı noktada, pazardaki gelişmelere acil ve hızlı stratejiler ile cevap vermeleri gerekiyor.

Tekrar konuyu dağıtmadan, süreçlere gelmek istiyorum. Süreçler tekrarlı ve yenilebilir görevler için mükemmel araçlardır. Tekrarlı görevler için başarı getirir. Aynı şekilde, kaynak bağımsız, farklı insanlar tarafından da görevlerin yapılamasını sağlar. Yedekleme planlarınıza yardımcı olur.

Tekrar eden görevler, birlikte çalışmanın bir yolunu geliştirmenize neden olur. Bu şekilde görevleri tamamlarsınız. Ancak yaratıcı olacağınız ile ilgili bir garanti veremem.

Bir süreci ne kadar başarılı kullanırsak, tekrarlayan bir görevi ele almamızı ve başarılı şekilde tamamlamamızı sağlar.

Ve başarılı firmalar, tekrarlanan bu görevi insanların düşünmeden yapması ile işlerini ölçekler. Bu durum bir süre sonra şirketin kültürü haline gelir.

Bu anlamda, kültüre dönüşen şey süreçlerdir. Bu kadar uzun süredir çok başarılı bir şekilde kullanılan, daha önce nereden geldiğini kimsenin düşünmediği şey, bir oganizasyonun kültürü olmuştur.

Bu gerçekten iyi olduğun şeyleri tanımlar. Bu şekilde, organizasyonunuzun neyi yapıp, neyi yapamayacağınızı daha iyi anlarsınız.

Kurmuş olduğunuz kültür ve organizasyon, insan, süreçler ve iş modelinize göre mükemmel çalışır.

Kuruluşların kendi kendilerine yıkamamaları bu nedenledir. Onlar tek tek malzeme iken, artık pişmiş ve ekmek olmuşlardır. Artık ekmeğin tek tek parçalarından buğday, tuz, su ve şekerden ayrı ayrı bahsedemezsiniz. Şekil almış bu ekmekten de bu bileşenleri çıkartamazsınız. Bayatlayasıya kadar bu ekmeği yersiniz. Eğer ekmek yapma sürecinizi tanımlarsanız, yeni aynı ekmekten yapabilirsiniz. Ancak farklı bir ekmek yapmak isterseniz, o zaman tekrardan malzemelere dönmek, test etmek durumundasınızdır. İşte startup ve girişimcilik konusu da bu yeni ekmeğin yapım süreci gibidir. Şirketler genellikle mevcut ekmek fırınları ile yeni ekmek yapmaya çalışırlar. Ne eski ekmeklerini koruyabilir, ne de yeni ekmek yapabilirler. Çekirdek işiniz yazımda bundan bahsetmiştim. Bunları yeni iş birimleri ile yönetmenizi tavsiye ediyorum.

İşte büyük organizasyonlar, bu konuda inovasyon departmanları ile bu dönüşümü sağlamaya çalışıyor. Ancak iş birimleri ve girişimciliği desteklemedikleri sürece de başarılı olmaları zorlaşıyor. Çünkü konuyu ürün inovasyonu olarak anlıyorlar. Bu sadece icat kısmı, bunun yanında iş modeli inovasyonuna ihtiyaç duyduklarını çoğu zaman fark edemiyorlar.

Farklı departmanları ve tesisler ile rotasyon programları, süreçleri bechmark ederek, bunları daha hızlı hale getirebilmekte kullanılan yöntemler arasındadır. Dışarı çıkıp, ne olduğunu görmek her zaman farklı bir bakış açısısı kazandırır.

Çünkü herkes aynı şeyi yapmaz, herkesin müşterisi aynı değildir. İşlerimiz birbirinden farklıdır.

Bu yüzden dışarı çıkmak, fikirleri aramızda çarpıştırmak, fikirleri dinlemek ve çalmanız gerekir. Bu şekilde daha iyi hale dönüşebiliriz.

Birçok farklı endüstriyi, tesisi, insanı, şirketi ziyaret etmek fikir dünyasını geliştirir.

Dışarı çıkın ve çok seyahat edin. Birisinin yönlendirmesine izin vermeden, kendiniz gezin. Onlar ile konuşun. Arkadaş canlısı olabilirler ama size birşey söylemeyeceklerdir. İşi yapanlar ile tanışma ve onlar ile zaman geçirme size büyük bir içgörü kazandıracaktır. Size söylediklerini, yargılamadan anlamaya çalışın.

Bu şekilde fırsatların ne olduğunu daha rahat görebilirsiniz. Sizi daha iyi hale dönüştürür, bakım görevlilerine, ofisinizin temizlik görevlisine sorun. Çünkü onlar çok daha fazla içgörüyü içinde barındırıyorlar.

Belli gruplar üzerinden, konuyu anlamaya çalıştığınızda, politize olup, konuları istenildiği şekilde anlamanız için manüple edileceksiniz.

Bu durumdan rahatsız olacak insanlar çıkacaktır. Bu bir tehdit değil, gelişim ve ilerleme fırsatıdır.

Birşeyleri farklı yapmanız için bir fırsattır. Aynı zamanda sizin içinde seyahat ve yeni insanlar tanıma fırsatıdır.

Farklı seviyelerde, farklı geçmişlerden gelen insanlar sizi beslerler. Onları dinlediğinizde, onlar sizin zenginliğiniz haline gelir.

Kendi dünyalarının ötesini görebilen insanlar sizi daha ileriye götürecektir. Bu yolculuğa çıkmak için kendinizi rahat bırakın. İnsanları etiketlediğinizde bu fırsatı kaybedersiniz.

Süreçler, doğaları gereği, esnek olmak için değil, aynı şeyi tekrar tekrar yapmak için tasarlandı. O zaman süreci anlamak çok kritik hale gelir çünkü bu size neler yapabileceğinizi ve yapamayacağınızı söyler.

Inovasyon problemlerinin çoğu bir sürecin yapmadığı bir süreci, yapmak istediğinizde ortaya çıkar.

En önemli süreçlerden bazıları anlamamız gereken değil, ürünlerin tasarımı ve üretimi ile ilgilidir.

Daha ziyade, organizasyonun takip ettiği süreçler, yatırım kararlarında, satış kanalı ve fiyatlama ile ilgili olacaktır.

Kaynaklar, birçok yönden neyin ne olduğunu tanımlar.

Süreçler, kaynakların nasıl bir araya getirildiğini tanımlar.

Bu nedenle, bir sonuç elde etme yeteneğiniz kaynakların yanında, kaynaklarınızı hangi süreçlerde kullandığınızdan da etkilenir. Bu sizin iyi bildiğiniz, ürün geliştirme, pazarlama süreçleri de olabilir. Ancak bir sürece odaklanmak sizi başarıya götürmez.

Çoğu süreç, bir şeyi çok iyi yapmak için tasarlanmıştır. Çünkü onu iyi yapmaya çalışırsınız, halbuki yenilik yaparken ve yeni işler kurarken, bazen iyi yapmak değil, yapmak ve denemek daha önemlidir. Bu durumda sizin ihtiyaçlarınızı karşılamayabilir.

Bu yazıda da, süreçlerin arasındaki farklılıkları anlayabilmeyi ve ustalığı geliştirmeyi sağladıysak ne mutlu.